POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD

1. INTRODUCCIÓN

La sociedad, PROVIMARCAS S.A.S identificada con NIT 811012440, en adelante PROVIMARCAS S.A.S; está comprometida con la protección de la privacidad y de toda la información que pueda asociarse o relacionarse con personas naturales (los “Datos Personales”), a la cual tenga acceso en el desarrollo de sus actividades y funciones. PROVIMARCAS S.A.S recibe, recolecta, utiliza, administra, analiza, segmenta, transmite, transfiere, almacena y, en general, procesa Datos Personales que podrán ser obtenidos en el curso y para el desarrollo de sus actividades y funciones.

Sus Datos Personales son muy importantes para nosotros y serán tratados con base en los principios que establece la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes y serán utilizados solamente para las finalidades señaladas en la presente

Política.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

PROVIMARCAS S.A.S como responsable del Tratamiento, a través de la presente Política se permite informar sus datos de identificación:

NIT: 811012440

Domicilio principal: Calle 32D #80B-12, Medellín, Antioquia

3. FINALIDAD

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de PROVIMARCAS S.A.S (la “Política”) tiene como propósito describir de manera clara y precisa los lineamientos, principios y procedimientos para proteger los derechos de los Titulares de la información y garantizar el cumplimiento del Régimen General de Protección de datos Personales de Colombia; describir las finalidades y los tipos de Tratamiento (según se define más adelante) a los cuales se someterán los Datos Personales; y, finalmente, identificar al área que atenderá las consultas, preguntas, reclamos y quejas.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La Política está dirigida a los trabajadores, extrabajadores, visitantes, clientes y prospectos, proveedores, contratistas, acreedores tanto activos como inactivos, socios comerciales de PROVIMARCAS S.A.S y a cualquier otro tercero que de cualquier manera estén relacionados o involucrados en un trámite con PROVIMARCAS S.A.S en el desarrollo de su objeto social, ya sea en forma presencial, telefónica o escrita y en general, a cualquier persona cuyos Datos Personales estén siendo o vayan a ser tratados por PROVIMARCAS S.A.S (los “Titulares”).

Esta Política se aplicará a todo Tratamiento realizado dentro del territorio de la República de Colombia por PROVIMARCAS S.A.S y, en lo que corresponda, con aquellos terceros con los que PROVIMARCAS S.A.S acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relacionada con el Tratamiento de Datos Personales respecto de los cuales PROVIMARCAS S.A.S actúa como Responsable (según se define más adelante).

La Política se aplicará a los terceros con quienes PROVIMARCAS S.A.S eventualmente suscriba contratos de Transmisión, con el fin de que tales terceras personas conozcan las obligaciones que les aplicarán, las finalidades a las cuales se deben someter y los estándares de seguridad y confidencialidad que deben adoptar cuando realicen el Tratamiento por cuenta de PROVIMARCAS S.A.S.

5. NORMATIVIDAD APLICABLE

Esta Política ha sido elaborada de conformidad con el Régimen General de Protección de Datos Personales aplicable en Colombia, en especial los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia; la Ley 1581 de 2012, los Decretos reglamentarios 1377 de 2013 y 1074 de 2015, y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen.

6. DEFINICIONES

Las expresiones que estén entre paréntesis, subrayadas y escritas con mayúsculas iniciales en esta Política tendrán el significado que se les otorga antes de los paréntesis. Los términos no definidos tendrán el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable en Colombia les otorgue. A pesar de lo anterior, a continuación, se definen los términos más relevantes de esta Política:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Autorizado: Es PROVIMARCAS S.A.S y todas las personas bajo la responsabilidad de PROVIMARCAS S.A.S que en virtud de la Autorización y de esta Política, tienen legitimidad para realizar el Tratamiento.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable (siendo el responsable PROVIMARCAS S.A.S) dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas, y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso. PROVIMARCAS S.A.S mantendrá de manera separada las Bases de Datos en las que tenga la calidad de Encargado, de aquellas en las que tenga la condición de Responsable.

Datos Biométricos: Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población como Huellas dactilares, Análisis del ADN, imágenes de video.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables como lo pueden ser datos de identificación (nombre, cédula, edad, género), de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección), información sobre la profesión u oficio, entre otros datos.

Dato Privado: El dato privado es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Dato Público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato Sensible: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Legitimado: Son aquellas personas que pueden ejercer los derechos del Titular, tales como el mismo Titular, sus causahabientes, representantes, apoderados y aquellos que, por estipulación a favor de otro o para otro, estén acreditados, siempre que puedan acreditar su condición.

Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por PROVIMARCAS S.A.S de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.

Terceros: cualquier persona natural o jurídica con la que la Compañía haya tenido, tenga o pueda llegar a tener vínculos comerciales, laborales, contractuales, jurídicos o de cualquier orden. Tales como trabajadores, extrabajadores, visitantes, clientes y prospectos, proveedores, contratistas, acreedores tanto activos como inactivos y socios comerciales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos. Para efectos del presente documento, el responsable del Tratamiento será PROVIMARCAS S.A.S.

Tratamiento: Es toda operación o procedimiento sistemático, electrónico o no, incluso a través de herramientas como cookies, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, indexación, perfileo, relacionamiento, uso, circulación, análisis, segmentación, compendio, evaluación, bloqueo, destrucción y, en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su entrega a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos y otros medios que sirvan al efecto.

Transferencia: Es el Tratamiento que implica el envío de la información o de los Datos Personales a un receptor, que es Responsable y se podrá encontrar fuera o dentro del territorio de la República de Colombia. En la Transferencia el receptor actuará en calidad de Responsable y no estará sujeto a los términos y condiciones de esta Política.

Transmisión: Es el Tratamiento que implica la comunicación de los Datos Personales dentro o fuera del territorio de la República de Colombia para que el Encargado realice el Tratamiento de tales Datos Personales por cuenta del Responsable. En la Transmisión el receptor actuará en calidad de Encargado y se someterá a la Política o a los términos establecidos en el contrato de Transmisión correspondiente.

Titular: Es la persona natural a quien se refieren los Datos Personales, cuya información podrá reposar en una Base de Datos y quién es el sujeto del derecho de hábeas data.

7. AUTORIZACIÓN

Todo Tratamiento de datos personales que no sean públicos deberá estar precedido por la obtención de la Autorización. Para ello, PROVIMARCAS S.A.S, sus trabajadores y autorizados, previo a la recolección de los Datos Personales, obtendrá la Autorización suscrita por el Titular y conservará una copia de este documento para consultas futuras. PROVIMARCAS S.A.S, en su condición de Responsable, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha Autorización.

La Autorización podrá constar en un documento físico, electrónico, grabación de la voz o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del Titular, los Datos Personales nunca hubieren sido capturados y almacenados en la Base de Datos.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judiciales;
Datos de naturaleza pública;
Casos de urgencia médica o sanitaria;
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. MEDIOS PARA AUTORIZACIÓN Y RECOLECCIÓN

PROVIMARCAS S.A.S podrá obtener la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, mediante diferentes vías:

Electrónica: PROVIMARCAS S.A.S, podrá hacer uso de medios tecnológicos, tales como mensaje de datos, internet, página web, chat oficial de su página web y el de las cuentas oficiales en las redes sociales de las marcas que comercializa, aplicaciones móviles, formulario de Google o similares y WhatsApp.

Escrita: PROVIMARCAS S.A.S podrá solicitarle al Titular la Autorización de manera física y presencial su firma para el Tratamiento de sus Datos Personales a través de sus Puntos de Venta y en los eventos y/o foros que realice.

Verbal: PROVIMARCAS S.A.S podrá solicitarle al Titular que otorgue su Autorización de manera verbal y audible a través de su contact-center.

Conducta inequívoca: PROVIMARCAS S.A.S podrá obtener la Autorización mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya sin lugar a dudas que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello no se daría la Autorización.

9. DATOS SOMETIDOS A TRATAMIENTO

Para llevar a cabo las finalidades descritas en la presente Política, PROVIMARCAS S.A.S dará tratamiento a los siguientes datos personales:

10.1. Trabajadores/Candidatos/practicantes/extrabajadores

Datos de contacto
Datos de identificación
Datos demográficos (edad, género, lugar de residencia, intereses, ocupación, ingresos y similares)
Datos financieros
Datos biométricos
Datos médicos
Datos necesarios para cumplimiento de obligaciones legales
Datos sensibles
Datos de contenido socioeconómico

10.2. Proveedores/Contratistas

Datos de contacto
Datos de identificación
Datos relativos a la profesión u oficio

10.3. Clientes/Prospectos:

Datos de contacto
Datos de identificación
Datos demográficos (edad, género, lugar de residencia e intereses)
Datos financieros
Datos relativos a la profesión u oficio.
Dato sensible

10.4. Visitantes:

Datos de contacto
Datos de identificación

10.5. Socios comerciales:

Datos de contacto
Datos de identificación
Datos financieros
Datos relativos a la profesión u oficio

PROVIMARCAS S.A.S podrá recolectar además los Datos Personales que considere pertinentes para las Finalidades para las cuales son autorizados por el Titular (Las cuales se describen más adelante).

10. FINALIDADES

PROVIMARCAS S.A.S, en el curso de sus actividades comerciales Tratará los Datos Personales. Los Datos Personales Tratados por PROVIMARCAS S.A.S deberán someterse únicamente a las finalidades que se señalan a continuación y/o las que sean aceptadas por los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales. Así mismo, los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales en virtud de la Ley, contrato u otro documento vinculante, realizarán el Tratamiento para la consecución de las siguientes finalidades:

11.1. Trabajadores/Candidatos/practicantes/extrabajadores

La entrega al Titular de la información que sea de su interés, entre la que se encuentra: colillas de pago, extractos, liquidaciones, entre otras.
La realización de encuestas de cualquier índole.
La invitación a eventos corporativos de PROVIMARCAS S.A.S, sus socios e inversionistas.
La invitación a procesos de selección adelantados por PROVIMARCAS S.A.S.
Evaluación de ingreso y el proceso de vinculación del aspirante, dentro de las cuales se encuentran: Investigaciones privadas a personas, en aras de completar el proceso de seguridad de los candidatos e información médica acerca del examen de ingreso.
Gestión de las relaciones laborales existentes, así como el desarrollo de las diferentes actividades establecidas por PROVIMARCAS S.A.S.
Tratándose de extrabajadores, PROVIMARCAS S.A.S almacenará, aun después de finalizado el contrato de trabajo, la información necesaria para cumplir con las obligaciones que puedan derivarse en virtud de la relación laboral que existió conforme a la legislación colombiana.
Proporcionar las certificaciones laborales que sean solicitadas por el extrabajador o por terceros frente a quienes aquel adelante un proceso de selección.
Mantener la seguridad de los edificios e instalaciones de PROVIMARCAS S.A.S.
Adelantar procesos e investigaciones disciplinarias internas.
Monitorear el uso de las herramientas de trabajo proporcionadas por PROVIMARCAS S.A.S.
Procesar sus datos personales para el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
Gestión de actividades culturales.
Realización de encuestas sociológicas y de opinión.
Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones.
Reservas y emisión de tiquetes de transporte y/o hospedaje.
Procedimientos judiciales.
Llevar a cabo actividades propias del departamento de recursos humanos, dentro de las cuales se encuentran:

actividades de formación personal; gestión de nómina; gestión de personal; el cumplimiento de prestaciones sociales; la prevención de riesgos laborales; promoción y gestión de empleo y; promoción y selección de personal.

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por PROVIMARCAS S.A.S, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
Para dar cumplimiento con las regulaciones antilavado de activos que le apliquen.
Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (padres, hijos, cónyuge, compañero permanente).
Suministrar la información a terceros con los cuales PROVIMARCAS S.A.S tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.
Labores de investigación epidemiológica y actividades análogas.
Conocimiento acerca de la salud mental de los trabajadores.

11.2. Proveedores/Contratistas

Cumplimiento de obligaciones legales o contractuales de PROVIMARCAS S.A.S con terceros.
Confirmar y actualizar información e identidad y la de su representante legal, según aplique.
Prestación de los servicios a PROVIMARCAS S.A.S.
Cumplimiento de las políticas internas de PROVIMARCAS S.A.S.
Verificación del cumplimiento de obligaciones.
Ofrecimiento y promoción de productos nuevos y existentes.
Gestionar y consolidar registros de proveedores y contratistas.
Realizar campañas de actualización de datos.
Realizar estudios de seguridad.
Prevención de fraudes, lavado de activos y financiación del terrorismo.
Realizar y organizar actividades promocionales.
Administración de sus sistemas de información y comunicaciones.
Reporte de información a las autoridades competentes.
La consolidación y actualización de bases de datos.

11.3. Visitantes:

Confirmar y actualizar información de identidad y de contacto.
Mantener la seguridad de los locales e instalaciones de PROVIMARCAS S.A.S.

11.4. Clientes/Prospectos

Establecer y gestionar una relación contractual.
Verificar su identidad y actualizar sus datos personales.
Dar trámite oportuno y gestionar sus peticiones, quejas, reclamos y solicitudes en los diferentes canales de atención relacionados con los productos y/o servicios de PROVIMARCAS S.A.S y/o de sus socios comerciales.
Contactarlo para fines comerciales, de mercadeo y de gestión de la relación contractual, a través de cualquier medio, incluido mensajes de datos, redes sociales y WhatsApp.
Contactarlo a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual, para el envío de facturas, noticias relacionadas con campañas de fidelización y mejoras del servicio.
Invitaciones a eventos comerciales, de mercadeo y de postventa, y ofrecer nuevos productos y servicios.
Compartirlos con terceros (agencias) para llevar a cabo campañas de prospección comercial.
Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual PROVIMARCAS S.A.S tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.
Realizar encuestas de satisfacción y calidad respecto de los bienes y servicios ofrecidos por PROVIMARCAS S.A.S y/o de sus socios comerciales.
Desarrollo de análisis estadísticos.
Realizar gestión de aplicaciones y redes sociales.
Hacer seguimiento a la prestación de los servicios y productos comercializados por PROVIMARCAS S.A.S y/o sus socios comerciales.
Verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
Validar la información crediticia en centrales de riesgo y/o realizar los reportes a dichas centrales cuando sea necesario.
Realizar el recaudo de cartera.
Notificar sobre el estado de las solicitudes de crédito con entidades financieras con las cuales PROVIMARCAS S.A.S tiene convenio vigente, para la adquisición de bienes y servicios de PROVIMARCAS S.A.S.
Para actividades de postventa incluida la prestación de servicios de postventa o de garantía sobre los productos y/o servicios de PROVIMARCAS S.A.S y/o de sus socios comerciales.
La consolidación y actualización de bases de datos.
Realizar campañas de actualización de datos.
Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales PROVIMARCAS S.A.S haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.
Realizar campañas de seguridad.
Notificar cambios en las políticas de PROVIMARCAS S.A.S.

11.5. Socios comerciales:

Establecer y gestionar una relación contractual.
Confirmar y actualizar información e identidad y la de su representante legal, según aplique.
Verificar y gestionar el cumplimiento de obligaciones legales y contractuales, incluido el control y la prevención del fraude y de lavado de activos.
Validar la información crediticia en centrales de riesgo y/o realizar los reportes a dichas centrales cuando sea necesario.
Seguimiento a cumplimiento de obligaciones contractuales.
Seguimiento a la gestión de los centros de distribución y venta autorizados que no hacen parte de la Red Propia de

PROVIMARCAS S.A.S.

Seguimiento a cotizaciones, venta y entrega de productos y/o servicios de PROVIMARCAS S.A.S por parte de los socios comerciales.
Seguimiento y verificación a la prestación de los servicios de postventa realizados por los socios comerciales sobre productos y/o servicios de PROVIMARCAS S.A.S.
Envío de información actualizada de utilidad para el desarrollo de la relación contractual, incluida información institucional, administrativa, de publicidad y mercadeo, sobre las características técnicas de los productos y/o servicios de PROVIMARCAS S.A.S y de interés para el sector.
Remitir información actualizada sobre las características
Entrenar y capacitar a los socios comerciales en temas trascendentales para el adecuado desarrollo de la relación contractual.
Notificar sobre el estado de las solicitudes de crédito con entidades financieras con las cuales PROVIMARCAS S.A.S tiene convenio vigente, para la adquisición de bienes y servicios de PROVIMARCAS S.A.S.
La consolidación y actualización de bases de datos.

Asimismo, la información podrá ser entregada a las autoridades o entidades públicas, cuando existan disposiciones legales, contractuales o consensuales que obliguen a hacerlo.

11. COMPARTIR INFORMACIÓN CON TERCEROS

A autoridades que requieren la misma en términos de legislación aplicable;
A autoridades que la soliciten como parte de un proceso judicial o administrativo donde sea necesario revelar la información;
A herramientas contratadas por PROVIMARCAS S.A.S para comunicación y marketing con sus consumidores y para llevar a cabo labores de tercerización de servicios; y
A la red de comercial, de servicios y/o aliados financieros de PROVIMARCAS S.A.S.
Los demás casos previstos en la Ley.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los Titulares pueden ejercer una serie de derechos en relación con el Tratamiento de sus Datos Personales. Estos derechos podrán ejercerse además por las siguientes personas:

Por los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

De acuerdo con la Ley, los Titulares tienen los siguientes derechos: