LA SIC PRESENTA UNA GUÍA PARA FORTALECER LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Bogotá D.C., 13 de agosto de 2026. Con el fin de orientar a las Instituciones de Educación Superior (IES) y proteger los derechos de toda la comunidad universitaria, la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) publicó la Guía sobre el tratamiento de datos personales en el contexto universitario, un documento que establece recomendaciones prácticas basadas en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la jurisprudencia constitucional.

Las IES administran grandes volúmenes de información de aspirantes, estudiantes, egresados, docentes, personal administrativo, familiares, proveedores y aliados, incluyendo expedientes académicos, laborales, disciplinarios, financieros, de bienestar y salud, entre muchos otros. La guía busca orientarlas en el manejo jurídico y ético de esta información.

Lo que las universidades pueden y no pueden hacer con los datos

La SIC recuerda que las IES son responsables del tratamiento de datos personales y, por tanto, deben obtener autorización previa, expresa e informada de los titulares; informar la finalidad del tratamiento y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

Además, la guía menciona que el derecho fundamental al habeas data y a la protección de datos personales no es absoluto. En los casos en que este derecho entre en tensión con otros derechos o intereses constitucionales, las IES deben analizar cada situación de manera particular y determinar cuál interés debe prevalecer.

¿Pueden los padres acceder a las calificaciones de un estudiante universitario?

Aunque la guía afirma que el pago de la matrícula no autoriza a padres, madres o acudientes a acceder a notas o reportes disciplinarios sin el consentimiento del propio estudiante, también aclara que las instituciones deben realizar un juicio de ponderación. Así, cuando la protección de los datos personales entre en conflicto con derechos como el acceso a la información, las universidades deberán considerar el régimen jurídico aplicable y valorar cuidadosamente las circunstancias específicas de cada caso.

Asimismo, las IES pueden incluir en el contrato de matrícula una autorización expresa del estudiante para compartir cierta información con terceros bajo finalidades específicas.

La autonomía de los adolescentes

La guía destaca que los adolescentes mayores de 14 años pueden autorizar el tratamiento de sus propios datos cuando sea necesario para garantizar su acceso al servicio público de educación. No reconocer la validez de estas autorizaciones y, por ende, requerir la autorización de los representantes legales para el tratamiento de sus datos personales, desconoce el derecho a ser escuchados y la autonomía progresiva que tienen los menores de edad.

Autorizaciones diferenciadas y otras recomendaciones

La guía también llama la atención sobre una práctica que debe corregirse: incluir en un mismo documento de autorización finalidades obligatorias y finalidades opcionales, sin distinguirlas claramente. Las IES deben presentar por separado las finalidades necesarias para la prestación del servicio educativo y las finalidades accesorias, como el envío de publicidad, boletines o invitaciones a eventos.

Los estudiantes pueden autorizar o rechazar estas últimas sin que su decisión afecte la continuidad de su proceso educativo. Asimismo, pueden revocar en cualquier momento la autorización otorgada para esos usos adicionales.

De otro lado, la guía recomienda que las IES designen un oficial de protección de datos personales para velar por el cumplimiento del régimen legal, reforzar medidas de seguridad para la información sensible y establecer controles cuando los estudiantes traten datos en actividades académicas o de investigación, pues en esos casos la institución sigue siendo responsable del tratamiento.

La Guía sobre el tratamiento de datos personales en el contexto universitario está disponible en la Sede Electrónica de la SIC y puede ser consultada por las Instituciones de Educación Superior, la comunidad académica y la ciudadanía para conocer sus derechos y obligaciones en esta materia.

Información tomada de: https://sedeelectronica.sic.gov.co/noticias/la-sic-presenta-una-guia-para-fortalecer-la-proteccion-de-los-datos-personales-en-las-instituciones-de-educacion-superior